Offre de service

Offre de service de la DSI : direction des systèmes d'information

Création d'un site web pour gérer un événement avec le système de gestion de contenus Ibexa DXP (anciennement eZ Platform)

Pour disposer d'un outil clé en main pour l'annonce, la mise en ligne d'un programme, de formulaires d'inscriptions, de soumissions de résumés pour des journées internes ou des événements scientifiques de type colloque, séminaire, workshop, symposium

L'outil de création d'un site web d'évènement permet, aux organisateurs de colloques, d'ateliers thématiques ou de journées internes, de réaliser le site web internet de leur manifestation, sans aucune compétence informatique ni graphique, et d'en assurer la gestion.

Offre de service

L'outil permet notamment :

  • Une publication des contenus en français et en anglais
  • L'inscription à l'événement, au colloque, à la journée interne.
  • Le paiement de l'inscription :
    • par bon de commande, chèque, virement 
    • en ligne par carte bancaire  (carte visa ou mastercard)
  • La gestion des participants inscrits en ligne, l'extraction de leur liste (fichier Excel)
  • La soumission en ligne par un participant d'un résumé pour une communication orale ou une séance de poster
  • La validation ou le rejet par le comité scientifique des résumés soumis

Services associés à l'offre

  • Mise à disposition d'un site évènement → délai moyen de 4 jours ouvrés
    • livraison des URL : front office et back-office
    • accès à la documentation
  • Assistance à la prise en main du site
    • interlocuteur privilégié : correspondant de centre
  • Référencement de votre site : une fois votre site autovalidé, vous aurez la possibilité de divulguer l'url de votre site  
    • par vos propres relais de diffusion,
    • par signalisation dans les pages "Evénements" du site institutionnel (voir avec le service de la direction de la communication)
  • Archivage statique du site après sa fermeture : obtention, sur demande auprès du support, d'une archive à la fermeture de votre site
  • Assistance aux gestionnaires de sites → outil de support
    • demande de service
    • déclaration d'incidents
    • demande d'évolution de l'outil

Demander la création d'un site Evénement

Le formulaire de demande est accessible dans Ariane à l'adresse : 
https://ariane.inrae.fr/block?id=ariane_sc_cat_item&sys_id=3af4bab80fc446006c18929792050eda

Quelques conseils avant de remplir le formulaire 

LDAP

Vous devez disposer d'un identifiant LDAP valide

Langue du site colloque

Loi relative à l'emploi de la langue française
Pour toute sollicitation de de soutien financier public (ministère, EPST,...) :
 > bilinguisme français/anglais pour tout document d'annonce et de présentation
 > résumé exhaustif en français des communications données dans une autre langue
 > possibilité de donner les communications orales en français (traduction par des interprètes)

Site payant ou gratuit ?     

Pour un site payant :
 > prévoir les modes de paiement proposés
 > pour un paiement par carte bancaire sachez que tous les centres sont équipés

Nom de domaine

Selon votre type d'événement, vous avez le choix entre 5 noms de domaine :
> colloque
> seminaire
> symposium
> journees
> workshop

Identifiant

L'identifiant doit être significatif (pour un meilleur référencement par les moteurs de recherche)  et ne doit pas comporter de majuscules, caractères accentués et spéciaux. Sa longueur ne doit pas dépasser 30 caractères tirets compris (les espaces étant remplacés par des tirets).

URL du site : https://identifiant.nom_de_domaine.inrae.fr

 

Organiser un événement : préconisations

Suivant la nature de l'événement (journées gratuites en interne, colloque scientifique international) vous aurez :

1. à définir les membres des  :

  • Comité d'organisation pour 
    • gérer les aspects matériels (location de salles, transport, hébergement)
    • suivre les inscriptions au colloque
    • gérer les frais d'inscription
  • Comité scientifique pour
    • établir le pré-programme et valider le programme définitif
    • gérer les soumissions de résumés ( workflow de validation, rejet des résumés)
  • Gestionnaire du site pour 
    • créer le site
    • créer les comptes et droits pour les organisateurs, pour les personnes du comité scientifique
    • créer éventuellement des accès pour les personnes externes (non inscrites dans l'annuaire LDAP)

2. à faire appel à vos interlocuteurs privilégiés  INRAE :

  • Chef de département
    • un des principaux partenaires de l'arbitrage du budget "Colloque" de l'institut
    • peut être un participant au financement de votre projet sur les crédits du département
    • peut proposer, encourager la participation d'un agent de son département
  • Président de centre
    • peut obtenir des aides des autorités locales et régionales
  • Directeur des Services d'Appui
    • pour un conseil sur la préparation du budget
    • pour vérifier la conformité  des contrats, des conventions et les signer
    • pour faire la clôture de l'exercice budgétaire
  • Agent Comptable
    • pour vérifier l'activation du module de paiement en ligne sécurisé 
    • pour assurer les encaissements
    • pour assurer la gestion financière et comptable

3. à s'assurer que toutes les personnes ayant à intervenir en back-office dans le site  aient un compte LDAP valide :

  • recueillir l'ensemble des "login LDAP" (pas de mots de passe)
  • pour les personnes externes à INRAE → demander la création d'un compte LDAP >> voir dans Ariane Demander un service >> Informatique d'appui et de proximité >> Gestion des externes

 

 

Voir aussi

Date de modification : 06 novembre 2023 | Date de création : 03 novembre 2023 | Rédaction : Solutions Web