Dans l'onglet "Personnalisation", le gestionnaire de site peut créer et organiser son événement à partir de différentes icônes dont celle nommée "Événement".

Vous retrouverez une page de prévisualisation générale dans la langue choisie qui contient les diverses sections à renseigner pour créer votre événement :

• informations générales
• inscriptions
• soumissions
• paiement

Informations générales

C'est ici que se trouvent les informations principales de votre événement : 

• Titre : nom de l’événement qui apparaîtra par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil
• Date : date affichée par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil
• Lieu : lieu présent par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil. Il figure également dans les factures et attestations
• Coordonnées du lieu : adresse précise utilisée pour afficher le lieu de l’événement sur une carte et restitué dans le bloc "A retenir" de la page d'accueil
• Pays de l'événement : pays repris par défaut sur le bandeau, dans le pre-footer de la page d'accueil et restitué dans les factures et attestations
• Coordonnées unité organisatrice : elles apparaissent sur les factures et les attestations de présence ou de présentation de résumés
• Dates du colloque - Partage agenda : dates exportées pour notifier l’événement sur son agenda sur la page d'accueil dans le bloc "à retenir"

Pour paramétrer ces données, cliquez sur "modifier" dans la barre de menu latérale de droite.

A noter : les champs "titre", "date" et "lieu" de l'événement sont obligatoires. 

Inscriptions

Les informations contenues dans cette section concernent les dates d'inscriptions à l'événement et le signataire de l'attestation de présence à l'événement. 

• Dates d'inscription : à remplir au format date. Elles contrôlent l’affichage du bouton d’inscription situé au dessus du bandeau
• Afficher ou non, les dates d'inscription (bloc "A retenir") 
• Signataire attestation présence : coordonnées du responsable reprises dans l'attestation transmises au participant

Cliquez sur "modifier" pour accéder à l'édition de ces champs (barre latérale de droite). 

A noter : les dates d'inscriptions sont à renseigner obligatoirement. 

Soumissions

La troisième section de la gestion de l'événement permet de renseigner :

• les dates de soumission de résumé 
• l'affichage des dates dans le bloc " à retenir" 
• l'email du destinataire des notifications de soumissions
• les types de résumés publiés
• les sessions de l'événement
• le signataire de l'attestation de présentation des résumés

Pour modifier ces critères, cliquez sur "modifier" dans la barre latérale de droite.

Les dates de soumissions de résumé

Il s'agit des dates auxquelles le soumissionnaire est autorisé à envoyer son résumé. Ces dates sont à renseigner obligatoirement. Elles s’affichent sur la page d'accueil et contrôlent l’affichage du bouton de soumission situé au dessus du bandeau.

L'affichage des dates dans le bloc à retenir

Ces dates peuvent être affichées ou non dans le bloc à retenir de la page d'accueil en les paramétrant au même endroit. 

L'email du destinataire des notifications de soumissions

Le destinataire des notifications de soumissions doit être renseigné pour être averti d'une soumission de résumé. Il peut s'agir de l'adresse email du validateur scientifique qui sera en charge de sa validation, de son refus ou de sa demande de correction. Une seule adresse de messagerie peut être indiquée dans ce champ.

Les types de résumés 

Une liste standard de types de résumés est présente par défaut sur les sites : présentation orale et poster. Il vous est possible d'en ajouter en cliquant sur le "Sélectionner l'élément" situé au-dessus de la liste. Si de nouveaux types de résumés ont déjà été créés, il suffit de les cocher dans le navigateur de contenus.

Il est aussi possible d'en créer directement, positionnez vous sur le dossier "Type de résumés" cliquez sur "créer". Dans la fenêtre de gauche, choisissez alors la langue et sélectionnez "type de document" dans la liste des types de contenu et enfin cliquez sur 'Créer'.

Finalisez la création du type de résumé en lui attribuant un nom et confirmez.. 

Pour supprimer un type de résumé, cliquez sur la corbeille à droite du libellé de l'élément à supprimer. Pour en supprimer plusieurs, cochez les éléments à supprimer et cliquez sur le bouton 'corbeille' situé à droite du bouton 'Sélectionner l'élément'.
Vous avez la possibilité de classer les types de résumés dans l'ordre de votre choix dans la colonne "ordre".

Pour gérer les types de présentation en amont, cliquez sur la section "Contenu" de la barre latérale gauche, puis sur le sous menu "Configuration". Dans l'arborescence, cliquez sur "Configuration", "Événement", puis "Type de résumé". Il est alors possible de créer un nouveau type de résumé, en modifier un ou en supprimer.

Les sessions

La liste des sessions fonctionnent de la même manière que les types de résumés. Vous pouvez en créer, en supprimer et les organiser comme vous le souhaitez. Deux sessions sont présentes par défaut : 

Comme pour les types de présentation : 

1. cliquez sur le "Sélectionner l'élément"
2. Positionnez vous sur le dossier 'Sessions' du navigateur de contenus
3. cliquez sur "créer"
4. sélectionnez la langue voulue
5. choisissez "session" dans le type de contenu proposé
6. cliquez sur le bouton "créer"

Pour finir, nommez votre session, renseignez les dates de début et de fin de session et ajouter une description, éventuellement, avant de confirmer votre saisie. Votre session a bien été ajoutée à la liste :

L'ordre d'affichage de vos sessions est également ajustable dans la colonne du même nom à droite. 

Pour gérer les sessions en amont, cliquez sur la section "Contenu" de la barre latérale gauche, puis sur le sous menu "Configuration". Dans l'arborescence, cliquez sur "Configuration", "Événement", puis "Sessions". Il est alors possible de créer une nouvelle session, en modifier une ou en supprimer.

À noter : les sessions ne sont pas supprimables. Pour masquer une session dans votre formulaire de soumission, sélectionnez-la et cliquez sur la corbeille située au-dessus à droite. 

Le signataire de l'attestation de présentation

Il est préférable de renseigner les coordonnées du signataire de l'attestation de présentation. Ses coordonnées apparaîtront sur l'attestation de présentation qui sera délivrée au soumissionnaire participant à l'événement une fois celui-ci terminé. Le validateur scientifique est en charge d'activer la mise à disposition des attestations de présentation. 

Attention : n'oubliez pas de créer la traduction des objets nouvellement créés (types et sessions).

Paiement

Comme son nom l'indique, cette section permet de gérer les modalités liées au paiement. 

Cette dernière section comprend le lieu de facturation ainsi que les modes de paiement disponibles lors de l'inscription à l'événement. Le lieu de facturation permet d'être précisé dans la facture qui sera transmise dès que le paiement du participant à l'événement et son inscription auront été acceptés. 

Cinq modes de paiement sont disponibles :

• carte bancaire (Visa ou MasterCard)
• bon de commande ; personnel non INRAE
• bon de commande ; personnel INRAE
• virement bancaire
• chèque

Ils doivent être correctement spécifiés car ils permettent au participant de choisir son moyen de paiement lorsqu'il souhaite s'inscrire à l'événement et à un forfait payant. 

Il est possible de ne pas en afficher un ou plusieurs en le(s) sélectionnant puis en cliquant sur l'icône de la corbeille.
Pour en rajouter,  cliquer sur le bouton "Sélectionner l'élément" situé au-dessus, puis positionnez vous dans le dossier 'Modes de paiement', cocher le ou les modes à rajouter et enfin confirmer. Le ou les modes cochés apparaissent alors dans les modes de paiement disponibles lors de l'inscription.

L'ordre d'affichage des modes de paiement est défini dans la colonne 'Ordre'.