En savoir plus

Dans l'onglet "Personnalisation", le gestionnaire de site peut créer et organiser son événement à partir de différentes icônes dont celle nommée "Evénement" :

Vous retrouverez une page de prévisualisation générale dans la langue choisie qui contient les diverses sections à renseigner pour créer votre événement. 

• informations générales
• inscriptions
• soumissions
• paiement

Informations générales

C'est ici que se trouvent les informations principales de votre événement : 

• Titre : nom de l’événement qui apparaîtra par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil
• Date : date affichée par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil
• Lieu : lieu présent par défaut sur le bandeau et dans le pre-footer de la page d'accueil. Il figure également dans les factures et attestations
• Coordonnées du lieu : adresse précise utilisée pour afficher le lieu de l’événement sur une carte et restitué dans le bloc "A retenir" de la page d'accueil
• Pays de l'événement : pays repris par défaut sur le bandeau, dans le pre-footer de la page d'accueil et restitué dans les factures et attestations
• Coordonnées unité organisatrice : elles apparaissent sur les factures et les attestations de présence ou de présentation de résumés
• Dates du colloque - Partage agenda : dates exportées pour notifier l’événement sur son agenda sur la page d'accueil dans le bloc "à retenir"

Pour paramétrer ces données, cliquez sur "modifier" dans la barre de menu latérale de droite.

A noter : les champs "titre", "date" et "lieu" de l'événement sont obligatoires. 

Inscriptions

Les informations contenues dans cette section concernent les dates d'inscriptions à l'événement et le signataire de l'attestation de présence à l'événement. 

• Dates d'inscription : à remplir au format date. Elles contrôlent l’affichage du bouton d’inscription situé au dessus du bandeau
• Afficher ou non, les dates d'inscription (bloc "A retenir") 
• Signataire attestation présence : coordonnées du responsable reprises dans l'attestation transmises au participant

Cliquez sur "modifier" pour accéder à l'édition de ces champs (barre latérale de droite). 

A noter : les dates d'inscriptions sont à renseigner obligatoirement. 

Soumissions

La troisième section de la gestion de l'événement permet de renseigner :

• les dates de soumission de résumé 
• l'affichage des dates dans le bloc " à retenir" 
• l'email du destinataire des notifications de soumissions
• les types de résumés publiés
• les sessions de l'événement
• le signataire de l'attestation de présentation des résumés

Pour modifier ces critères, cliquez sur "modifier" dans la barre latérale de droite.

Les dates de soumissions de résumé

Il s'agit des dates auxquelles le soumissionnaire est autorisé à envoyer son résumé. Ces dates sont à renseigner obligatoirement. Elles s’affichent sur la page d'accueil et contrôlent l’affichage du bouton de soumission situé au dessus du bandeau.

L'affichage des dates dans le bloc à retenir

Ces dates peuvent être affichées ou non dans le bloc à retenir de la page d'accueil en les paramétrant au même endroit. 

L'email du destinataire des notifications de soumissions

Le destinataire des notifications de soumissions doit être renseigné pour être averti d'une soumission de résumé. Il peut s'agir de l'adresse email du validateur scientifique qui sera en charge de sa validation, de son refus ou de sa demande de correction. Une seule adresse de messagerie peut être indiquée dans ce champ.

Les types de résumés 

Une liste standard des types de résumés publiés est présente par défaut : présentation orale et poster. Il vous est possible d'en ajouter en cliquant sur le "+ orange" situé au-dessus de la liste.

Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur "créer", choisissez votre langue puis sélectionnez "type de présentation" dans la liste des types de contenu. Sélectionnez "événement" puis "type de résumé" et enfin cliquez sur "Créer un contenu". 

Finalisez la création du type de résumé en lui attribuant un nom. 

Pour supprimer un type de résumé, sélectionnez-le et cliquez sur la corbeille rouge également placée au-dessus de la liste. Vous avez la possibilité de classer les types de résumés dans l'ordre de votre choix dans la colonne "ordre". Pour le modifier, cliquez sur l'onglet "personnalisation", puis sur l'icône "événement". Dans l'arborescence déployable sur la gauche, cliquez sur "Configuration", puis "Événement", puis "Type de présentation". Sélectionnez le type de résumé à modifier et cliquez sur le bouton du même nom. Le formulaire d'édition s'ouvrira.

Les sessions

La liste des sessions fonctionnent de la même manière que les types de résumés. Vous pouvez en créer, en supprimer et les organiser comme vous le souhaitez. Deux sessions sont présentes par défaut : 

Comme pour les types de présentation : 

1. cliquez sur le "+ orange" pour en ajouter une
2. cliquez sur "créer"
3. sélectionnez la langue voulue
4. choisissez "session" dans le type de contenu proposé
5. choisissez l'emplacement "événement" puis "sessions"
6. cliquez sur le bouton "créer un contenu"

Pour finir, nommez votre session et renseignez les dates de début et de fin de session avant de confirmer votre saisie. Votre session a bien été ajoutée à la liste :

L'ordre d'affichage de vos sessions est également définissable dans la colonne du même nom à droite. 

Pour modifier une session, cliquez sur l'onglet "personnalisation", puis sur l'icône "événement". Dans l'arborescence déployable sur la gauche, cliquez sur "Configuration", puis "Evénement", puis "Sessions". Sélectionnez la session à modifier et cliquez sur le bouton du même nom. Le formulaire d'édition s'ouvrira.

À noter : les sessions ne sont pas supprimables. Pour masquer une session dans votre formulaire de soumission, sélectionnez-la et cliquez sur la corbeille située au-dessus à droite. 

Le signataire de l'attestation de présentation

Il est préférable de renseigner les coordonnées du signataire de l'attestation de présentation. Ses coordonnées apparaîtront sur l'attestation de présentation qui sera délivrée au soumissionnaire participant à l'événement une fois celui-ci terminé. Le validateur scientifique est en charge d'activer la mise à disposition des attestations de présentation. 

Attention : n'oubliez pas de créer la traduction des objets nouvellement créés (types et sessions).

Paiement

Comme son nom l'indique, cette section permet de gérer les modalités liées au paiement. 

Cette dernière section comprend le lieu de facturation ainsi que les modes de paiement disponibles lors de l'inscription à l'événement. Le lieu de facturation permet d'être précisé dans la facture qui sera transmise dès que le paiement du participant à l'événement et son inscription auront été acceptés. 

Cinq modes de paiement sont disponibles :

• carte bancaire (Visa ou MasterCard)
• bon de commande ; personnel non INRAE
• bon de commande ; personnel INRAE
• virement bancaire
• chèque

Ils doivent être correctement spécifiés car ils permettent au participant de choisir son moyen de paiement lorsqu'il souhaite s'inscrire à l'événement et à un forfait payant. 

Il est possible d'en supprimer un en le sélectionnant puis en cliquant sur l'icône de la corbeille, d'en ajouter un en cliquant sur le bouton "plus" situé au-dessus et de les modifier en cliquant sur l'icône du crayon du menu latéral de droite.  Pour ajouter un mode de paiement préalablement supprimé, cliquez sur le "+ orange" et sélectionnez le mode à ajouter dans la fenêtre qui s'affiche. Cliquez sur le bouton "confirmer" pour l'ajouter. 

L'ordre des modes de paiement peut être défini par ordre croissant.